Met ingang van 25 mei 2018 geldt nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze nieuwe regels gelden ook voor sportverenigingen – en dus ook voor Orion Volleybal Doetinchem.

In dit eerste bericht willen we je kort informeren over de gevolgen van deze aangescherpte wetgeving voor jou als lid van onze vereniging.

Kort gezegd komt het erop neer dat we als vereniging duidelijk moeten maken over welke persoonsgegevens we beschikken, voor welk doel we die nodig hebben, wie toegang heeft tot deze gegevens en hoe lang we ze mogen bewaren. Hiervoor zijn en worden de komende tijd verschillende documenten gemaakt en aan jullie voorgelegd.

De afgelopen maanden hebben Don Coers (ledenadministratie), Maarten Damen (ICT) en Geert Hilferink (secretaris) gewerkt aan onder andere de Privacyverklaring van de vereniging. Hierin staat beschreven over welke persoonsgegevens van de leden de vereniging beschikt, voor welk doel deze worden bewaard en hoe lang en er staat beschreven wie toegang heeft tot de gegevens. Deze Privacyverklaring is hier te vinden of onder het ‘Orion ABC’ onder ‘Over Orion’.

Een van de voornaamste zaken die volgens de nieuwe regels geregeld moet worden, is de zogeheten ‘Toestemmingsverklaring’ van alle leden om persoonsgegevens te mogen gebruiken. Daarbij kun je denken aan alle gegevens die nodig zijn om je aan te melden als lid bij de Nevobo en de betaling van contributie te regelen. Maar ook de regels voor het gebruik van foto- en videomateriaal dat de op website of de sociale media van Orion wordt geplaatst, is aangepast.

Jullie ontvangen hiervoor binnenkort een e-mail met daarin een link, waarmee jullie (digitaal) toestemming kunnen geven voor het gebruik van deze gegevens. Leden vanaf 16 jaar moeten zelf toestemming geven, leden jonger dan 16 jaar moeten dit door ouders/verzorgers laten doen.

Ter info: er verandert wezenlijk niets aan de huidige werkwijze of opzet, alleen volgens de nieuwe regelgeving moeten alle leden toestemming geven.

Naast het in kaart brengen van de verwerking van en toegang tot de persoonsgegevens, nemen we als vereniging vanzelfsprekend ook maatregelen om te voorkomen dat deze in handen komen van derden. Dat doet Orion onder meer door:

• Passende technische en organisatorische maatregelen te nemen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is. Zo leggen we alle trainers, vrijwilligers en anderen die toegang (kunnen) hebben een ‘Geheimhoudingsverklaring’ voor;
• Geen persoonsgegevens door te geven aan andere partijen (tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt);
• Op de hoogte te zijn van de rechten omtrent de persoonsgegevens van leden, leden daarop te wijzen en deze te respecteren.

Dit bericht is de eerste in een serie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De komende tijd houden we jullie via e-mail en website verder op de hoogte omtrent deze nieuwe regelgeving.